Quando o bebê nasce, ele recebe seu primeiro registro público na Certidão de Nascimento, e o mesmo acontece com as empresas. O Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas é o primeiro registro público de um negócio.

Nesse registro, contém um número que dá origem aos processos necessários para a abertura, pagamentos de impostos e qualquer tipo de contrato que uma empresa vá fazer.

É a partir da adesão ao CNPJ que pode-se dizer que a empresa está legalizada, podendo emitir notas fiscais, participar de concorrências públicas e receber benefícios que os governos oferecem aos negócios.

Com um mundo cada vez mais digital, a utilização das redes sociais, e-mail e armazenamento em nuvem já fazem parte da realidade dos negócios.

Felizmente, os processos burocráticos têm acompanhado essa tendência em sua maioria, tornando-se mais práticas.

Para aproveitar as vantagens da digitalização, saiba como um certificado digital pode facilitar o dia a dia de uma empresa.

O que é o e-CNPJ?

O Certificado Digital pode ser definido como uma assinatura eletrônica que usa chaves criptográficas para confirmar a identidade de uma empresa.

Esse certificado pode ser obtido em formato de arquivo ou em um dispositivo como cartão inteligente ou token, e serve para garantir a validade jurídica e oferecer mais segurança a processos burocráticos que utilizam sistema de informação.

Como o e-CNPJ funciona e para que serve?

O e-CNPJ pode ser usado sempre que é necessário confirmar a identidade ou assinar digitalmente um documento. Dessa forma, ele pode ser utilizado para: 

• Assinar contratos;
• Realizar transações comerciais;
• Emitir notas fiscais;
• Fazer solicitações a órgãos oficiais, como a Receita Federal

Quem pode usar o e-CNPJ?

Qualquer empresa, ou seja, qualquer um com CNPJ ativo pode cadastrar o e-CNPJ.

Quem é obrigado a ter o e-CNPJ? 

A utilização deste tipo de certificado digital passa a ser obrigatório para alguns casos, por exemplo, quem faz parte do Lucro Presumido, que é um tipo de regime tributário obrigado a emitir NF-e, e para isso, é preciso ter o e-CNPJ.

Em alguns municípios também se faz obrigatório o uso do e-CNPJ para empresas do Simples Nacional. Isso deve ser conferido, porém, de acordo com a exigência de cada cidade.

Dá para utilizar o e-CNPJ para realizar obrigações de Pessoa Física? (H3)

Não há possibilidade de utilizar o e-CNPJ para realizar obrigações de Pessoa Física, visto que o e-CNPJ é restrito para obrigações que abrange apenas a Pessoa Jurídica, ou seja, a própria empresa.

Tipos de certificado digital

Existem cinco tipos de certificados digitais, veja: 

• Certificado tipo A1: emitido e armazenado diretamente no computador;
• Certificado tipo A3: emitido e armazenado em uma mídia criptográfica. Requer cartão inteligente ou token (não incluso);
• A3 + Cartão: validade de 1 a 3 anos, com armazenamento em cartão. Leitora não inclusa;
• A3 + Cartão e Leitora: validade de 1 a 3 anos, com armazenamento em cartão;
• A3 + Token: validade de 1 a 3 anos, com armazenamento em token.

Como criar um e-CNPJ?

Para criar um e-CNPJ, a empresa deve, primeiramente, escolher o tipo de certificado adequado a sua necessidade.

Após encontrar o tipo de certificado, o empresário realiza a solicitação. Para isso, ele deve acessar o site da SERPRO, acionar a opção “comprar”, referente ao tipo escolhido e preencher o formulário com os dados solicitados.

Feito isso, é preciso pagar a taxa, conforme orientação constante no mesmo endereço, ao término do pedido.

Por fim, a pessoa deve preencher o formulário, inserido neste canal, solicitando o agendamento para comparecer a uma das instalações disponíveis ou realizar a videoconferência para emissão de sua certificação.

Quanto custa o e-CNPJ? 

Neste momento, é importante ficar atento, pois os valores podem ser alterados de acordo com a validade dessa certificação.

Confira os valores do certificado digital de acordo com seus tipos.

• e-CNPJ A1: R$ 255 para 1 ano
• e-CNPJ A3 (cartão e token não incluso): R$ 255 para um ano, R$ 310 para dois anos e R$ 360 para três anos;
• e-CNPJ A3 + cartão: R$ 310 para um ano, R$ 365 para dois anos e R$ 415 para três anos;
• e-CNPJ A3 + cartão + leitora: R$ 460 para um ano, R$ 515 para dois anos e R$ 565 para três anos;
• e-CNPJ A3 + etoken: R$ 460 para um ano, R$ 515 para dois anos e R$ 565 para três anos

Como ativar a assinatura digital do e-CNPJ? 

Após o solicitante escolher a Autoridade Certificadora (AC), ele deve comparecer pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) para validar os dados que preencheu no seu pedido.

Toda a documentação será verificada, pois as assinaturas serão fiscalizadas de forma rigorosa para conceder a assim ao usuário devidamente identificado.

Um ponto a ser levado em consideração é que o certificado digital tem validade e, quando este prazo expirar, será necessário renovar a assinatura digital junto à Autoridade Certificadora.

Caso o certificado seja de um tipo A3, o cliente receberá o dispositivo, cartão inteligente ou token, na própria autoridade. 

Já no caso do A1, o usuário recebe as orientações da AC ou AR sobre os procedimentos para fazer o download do arquivo, assim como todos os requisitos e informações sobre o suporte técnico.

É possível emitir Notas Fiscais Eletrônicas com o e-CNPJ?

Sim, uma das funções do e-CNPJ é a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). Todavia, o acesso a solução é restrito aos sócios e representantes legais da empresa.

Assim, se a empresa estiver ganhando escalabilidade e o empresário precisar delegar esta função a outros colaboradores, recomenda-se que adquira o NF-e.

Qual é a validade do e-CNPJ?

Os certificados digitais de pessoa jurídica possuem validade de 1 a 3 anos.

De acordo com o especialista, o ideal é verificar a validade do certificado digital e programar a renovação.

Quais são as vantagens do e-CNPJ?

Descubra quais são os principais benefícios que o e-CNPJ pode oferecer a um negócio:

1. Praticidade e conveniência: com o certificado digital, é possível cumprir todas as etapas de um contrato com um fornecedor sem precisar sair do escritório, e o armazenamento não ocupa espaço, porque está tudo dentro do HD do computador da empresa;
2. Economia de tempo: Se a empresa adere ao certificado digital, é possível fazer o login nas plataformas governamentais e atender aos compromissos fiscais, assinar e enviar documentos, sem precisar sair do escritório;
3. Segurança na transmissão de dados virtualmente: com a assinatura digital, por ser mais difícil fraudá-la do que uma assinatura em documento físico, a segurança é ainda maior. Além disso, os empregadores podem comunicar ao governo uma série de informações pessoais e reservadas relativas aos trabalhadores;
4. Redução de gastos: com a certificação digital, há uma maior praticidade de poder assinar e enviar documentos digitalmente, não é necessário pagar as taxas de cartório, abrir firma e reconhecer assinaturas, além dos custos de deslocamento;
5. Impactos ambientais reduzidos: o certificado digital colabora com a proteção ao meio ambiente, visto que diminui a quantidade de papéis 

Conclusão

A certificação digital e-CNPJ pode ser uma excelente forma de tornar os processos burocráticos mais práticos no cotidiano de uma empresa.

Por mais que alguns profissionais ainda não confiem 100% em processos digitais, essa tendência vem, aos poucos, ganhando mais espaço e mostrando a importância da sua adequação em diversos ambientes.

Portanto, é importante que a empresa esteja preparada para essa nova realidade, tendo em vista a facilidade que esta ferramenta oferece, não só para o empresário, mas também para seus colaboradores.

Em caso de dúvidas sobre o tipo de certificado ideal para o seu negócio ou qualquer outro ponto relacionado ao tema, procure um contador de confiança.

Publicado por Lívia Macario - Contábeis